И у того, и у другого варианта хранения информации есть свои достоинства и недостатки: папки дают простую и понятную иерархию файлов, а плоская структура дает гибкую сеть связанных заметок и мощный поиск.
Ниже ключевые плюсы и минусы обоих подходов.
Папки в файловой системе: Плюсы: понятная древовидная структура, знакома “по умолчанию” на любых ОС; прозрачность: легко видеть все файлы в проекте, работать любыми редакторами и программами; удобно делиться папками через облака/сетевые диски, все умеют с этим работать
Минусы: один файл лежит только в одном месте, трудно отнести документ сразу к нескольким темам.Рост хаоса со временем: при большом объёме файлов структура разрастается, появляются дубли, становится сложно что‑то найти; сложно менять структуру, есть риск потери данных. Наконец, ограниченный поиск в основном по имени и пути, а не по связям и контексту.
В качестве примера: вы собираете информацию по конкурентам в папки «Конкурент А», «Конкурент В», внутри этих папок есть другие папки: «Цены», «Продукция», «Рекламная активность», внутри папки «Рекламна активность» у вас будут папки: «Акции», «Публикации», «Наружная реклама» и так далее. и так далее. А теперь представим, что конкурент запустил массированную рекламную кампанию, в которой задействованы и публикации, в наружная реклама, и акции. В какую папку положите информационную листовку по ней?
Плоская структура, которая представляет собой хранилище заметок в виде Markdown‑файлов с внутренними ссылками, тегами, графом связей и набор файлов в любых форматах, лежащих в одной папке, имеет следующие плюсы: вики‑ссылки и обратные ссылки позволяют строить сеть знаний; одну идею легко связать с десятком других; быстрый полнотекстовый поиск по всем заметкам, граф связей, теги- проще находить нужное по смыслу, а не по месту хранения; лёгкое развитие базы знаний: удобно вести личную или корпоративную “энциклопедию”, ежедневные заметки, журналы проектов, со временем формируя систематизированное хранилище знаний.
Недостатком подобной системы будет некоторая сложность освоения подобной структурны.
Оптимальный вариант на практике: хранить “тяжёлые” файлы специальной папке, а в Obsidian или Confluence держать текстовую надстройку над ними (конспекты, ссылки на файлы/папки, связи между темами.